Il nostro sistema dispone di un sofisticato sistema di Archiviazione Ottica Documentale che permette alle aziende di archiviare nel tempo tutti i documenti importanti (che siano file, immagini, cartelle compresse) e accedervi con facilità.
Tutti i documenti vengono infatti numerati, raccolti e divisi nelle loro cartelle di categoria in una struttura ad albero simile a quella di Windows. Queste cartelle possono essere create, eliminate e rinominate per aderire al meglio al lavoro svolto. E’ inoltre possibile limitare l’accesso a queste cartelle dando diritti differenti a determinati utenti.
Per permettere una completa gestione documentale che duri nel tempo e mantenere lo storico dell’azienda, ogni revisione fatta ad un documento viene salvata nell’archivio in modo da poter sempre consultare le vecchie versioni per motivi legali e di controllo.
I documenti posso essere caricati direttamente dal proprio pc, ricercati tramite parole chiave e inviati ai clienti attraverso il portale via email senza bisogno di salvare, allegare files e utilizzare client di posta esterni. Non solo, è possibile scannerizzare direttamente le copie cartacee in vostro possesso ed inserirle nelle cartelle insieme alle versioni digitali.
La semplice associazione di documenti con altre attività all’interno del portale permette di tenere sempre insieme i dati utili alla lavorazione: possiamo per esempio allegare certificati alle anagrafiche degli utenti, scansioni di vecchie fatture cartacee alle ditte registrate, stampe utili all’interno delle fatture e molto altro.
