Archiviazione Ottica

Il nostro sistema dispone di un sofisticato sistema di Archiviazione Ottica Documentale che permette alle aziende di archiviare nel tempo tutti i documenti importanti (che siano file, immagini, cartelle compresse) e accedervi con facilità.

SP-UNO Albero dei documenti

Tutti i documenti vengono infatti numerati, raccolti e divisi nelle loro cartelle di categoria in una struttura ad albero simile a quella di Windows. Queste cartelle possono essere create, eliminate e rinominate per aderire al meglio al lavoro svolto. E’ inoltre possibile limitare l’accesso a queste cartelle dando diritti differenti a determinati utenti.
 
 
 
 
Per permettere una completa gestione documentale che duri nel tempo e mantenere lo storico dell’azienda, ogni revisione fatta ad un documento viene salvata nell’archivio in modo da poter sempre consultare le vecchie versioni per motivi legali e di controllo.

I documenti posso essere caricati direttamente dal proprio pc, ricercati tramite parole chiave e inviati ai clienti attraverso il portale via email senza bisogno di salvare, allegare files e utilizzare client di posta esterni. Non solo, è possibile scannerizzare direttamente le copie cartacee in vostro possesso ed inserirle nelle cartelle insieme alle versioni digitali.

SP-UNO Documento Allegato ad utente

La semplice associazione di documenti con altre attività all’interno del portale permette di tenere sempre insieme i dati utili alla lavorazione: possiamo per esempio allegare certificati alle anagrafiche degli utenti, scansioni di vecchie fatture cartacee alle ditte registrate, stampe utili all’interno delle fatture e molto altro.