Contabilità e Fatturazione

La sezione di gestione della contabilità racchiude tutti gli strumenti necessari alla fatturazione, alla registrazione dei movimenti, all’inserimento di quotazioni e le notifiche di sollecito.

Quotazioni

SP1 QuotazioniL’inserimento delle quotazioni dei propri clienti velocizza molto le successive operazioni in fase di fatturazione. Viene data la possibilità di inserire più quotazioni per ogni ditta e attivare man mano quella desiderata o impostare la scadenza in cui quella data quotazione non sarà più utilizzata.
Una quotazione di trasporto inoltre permette il salvataggio automatico delle righe fattura predefinite a seconda degli importi riportati.
Il calcolo dei Km tra le varie destinazioni riportate è automatico e a scelta tra il servizio del Distanziere e Google Maps.

Fatturazione diretta

Il menu a tendina delle pratiche e delle lettere di vettura (da ora LDV) presenta la voce “Crea Fattura”, uno strumento di fatturazione che evita lunghi passaggi da parte dell’operatore.
Una volta associata una quotazione e aver confermato i movimenti preventivi, il sistema ha già tutti i dati per emettere la fattura. Cliccando quindi su questa voce del menu una finestra mostrerà il resoconto della fattura che si sta per creare estrapolando i dati dalla pratica/LDV. E’ comunque possibile aggiungere righe fattura personalizzare e delle note prima di salvare la fattura e portarla alla convalidazione.
I movimenti già fatturati non verranno riaddebitati ed è possibile suddividere una fattura selezionando la categoria di movimenti da fatturare: per esempio trasporti o dogana.

Fatture riepilogative (allegati di fattura)

SP1 Allegati di fatturaSP1 vanta inoltre un’utile strumento per allegare più pratiche insieme nella stessa fattura.
Quando si crea un allegato di fattura è infatto possibile, oltre ad inserire manualmente delle righe, importare i movimenti preventivi direttamente dalle pratiche selezionandole dalla scheda relativa. Una serie di filtri di ricerca permettono all’operatore di creare un allegato con l’insieme di pratiche preferito.

Registrazione primanota (Passività)

Ogniqualvolta una fattura attiva viene convalidata viene creata automaticamente la relativa registrazione primanota, a cui è possibile aggiungere eventuali nuovi movimenti, dare una data di scadenza e allegare un documento. E’ comunque possibile creare una registrazione da zero utilizzando il form di inserimento nella loro gestione.
La registrazione primanota può gestire diverse causali quali le fatture emesse/ricevute e le relative note di credito.

SP1 Suddivisione costiIn fase di registrazione primanota è possibile suddividere il costo sulle pratiche secondo un criterio personale o per esempio considerando i Km delle lettere di vettura, il periodo analizzato (bollette e canoni), i reparti di appartenenza.

Invio solleciti

alt="SP-UNO Solleciti"In caso di ritardo nel pagamento di qualche fattura, è possibile sollecitare il cliente mezzo email attraverso la gestione dei solleciti.
Scelto il cliente e il testo da inviare, dalla scheda “Fatture” che riepiloga la situazione contabile del clienter scelto si possono scegliere le fatture di cui sollecitare il pagamento.
 
 
 
 
alt="SP-UNO Solleciti"Una volta salvato ed inviato il sollecito sarà rintracciabile dalla gestione generale, dalla scheda “Solleciti” delle singole fatture sollecitate sia dall’anagrafica del cliente.
Ai destinatari verrà inviata una mail con il riepilogo degli importi dovuti e delle scadenze e i riferimenti bancari del creditore, sia come corpo del messaggio sia come allegato PDF.

Reportistica

La sezione contabile ha inoltre vari tool per l’analisi dei dati:

  • Tutte le stampe vengono salvate e archiviate, comprese le diverse revisioni di ognuna, in modo da poterle consultare in ogni momento
  • Gli elenchi tabulati posso essere esportati ed eventualmente salvati in formato PDF ed EXCEL a seconda dei filtri di ricerca impostati
  • Sempre grazie ai filtri di ricerca è possibile eseguire stampe ed invii via email massivi di grossi elenchi

Su richiesta del cliente e dopo un analisi dettagliata delle richieste, il nostro team informatico può creare report personalizzati accessibili dalle varie aree in modo da adattare il nostro sistema ai vari metodoi di lavoro.

Conti correnti aziendali

SP-UNO Conti correntiLa gestione dei conti correnti aziendali a livello di ogni singola anagrafica permette di differenziare gli addebiti dei clienti in fase di fatturazione. E’ possibile impostare un conto corrente predefinito per ogni cliente che verrà proposto automaticamente durante i pagamenti e le fatturazioni.

Interscambio bancario

Grazie al servizio di Corporate Banking Interbancario è possibile predisporre automaticamente le richieste di pagamento da inoltrare alla banca di appoggio.
Per la fatturazione attiva, basterà scegliere dall’elenco di quali fatture si vuole ricevere il pagamento e cliccare sul pulsante “Crea file CBI”. A questo punto, dopo aver salvato il file sul pc, non si dovrà afare altro che caricarlo nella sezione apposita dell’area online della banca per fare la richiesta dei RID.
Alla stessa maniera è possibile inoltrare dei bonifici da effettuare selezionando i movimenti passivi e caricando il file relativo come spiegato in precedenza.